À Manion Wilkins & Associates Ltd. (« Manion »), nous accordons beaucoup d’importance à la protection de vos renseignements personnels. Manion a à cœur d’assurer la protection et la confidentialité des renseignements personnels des membres des régimes d’avantages sociaux, des visiteurs du site Web et des autres personnes dont les renseignements personnels sont confiés à Manion.

 

1. Notre responsabilité en matière de protection de vos renseignements personnels

 

Manion assume l’entière responsabilité de la gestion et de la protection des renseignements personnels. Les renseignements personnels sont recueillis, utilisés, communiqués et conservés conformément à la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques (L.C. 2000, ch. 5) et à toute loi provinciale sur la protection des renseignements personnels que Manion pourrait devoir respecter. Manion se conforme également aux pratiques exemplaires en matière de protection des renseignements personnels énoncées dans le Code type sur la protection des renseignements personnels, CAN/CSA-Q830-96 de l’Association canadienne de normalisation.

Manion a nommé un chef de la protection des renseignements personnels, qui veille au respect des lois et des meilleures pratiques en matière de protection des renseignements personnels. Les responsabilités du chef de la protection des renseignements personnels comprennent ce qui suit :

• établir et réviser régulièrement les politiques et les pratiques de Manion pour s’assurer qu’elles sont appliquées et conformes;
• veiller à ce que tous les membres du personnel soient formés aux pratiques exemplaires en matière de protection des renseignements personnels et soient conscients de l’importance de protéger les renseignements personnels auxquels ils ont accès;
• veiller à ce que toutes les demandes et les plaintes relatives aux renseignements personnels soient traitées de manière appropriée; et
• s’assurer que toutes les tiers qui reçoivent de Manion l’accès des renseignements personnels se conforment à des normes de gestion des renseignements appropriées.

 

2. Renseignements personnels – comment nous les recueillons

 

On entend par renseignement personnel toute information de nature subjective ou factuelle, enregistrée ou non, portant sur une personne identifiable. Ils comprennent votre nom, vos coordonnées, votre date de naissance, toute donnée d’identification comme le numéro d’assurance sociale et toute activité en ligne permettant de vous identifier. Ils comprennent également les renseignements sur vos bénéficiaires désignés et les personnes à votre charge qui bénéficient d’une couverture, le cas échéant. Les renseignements personnels sur la santé, tels que les antécédents médicaux et dentaires, ainsi que les renseignements financiers, tels que les coordonnées bancaires, constituent des renseignements personnels confidentiels que nous traitons avec le plus grand soin.

Les données compilées qui ne peuvent pas être associées à une personne en particulier, tel que le nombre de demandes de remboursement de frais médicaux et dentaires présentées en vertu d’un régime donné sur une période donnée, ne constituent pas des renseignements personnels.

Les renseignements personnels peuvent être recueillis de différentes manières, notamment à l’aide de formulaires de demande et de tout autre document que vous fournissez à Manion ou qui nous est fourni par un tiers, tels qu’un employeur ou un professionnel de la santé. Nous ne recueillons que les renseignements personnels qui nous sont nécessaires afin d’offrir et de livrer nos produits ou services et nous le faisons avec votre consentement ou d’une autre manière autorisée par la loi. Nous mentionnons quels renseignements ne sont pas obligatoires et quels renseignements nous sont nécessaires en tant qu’administrateurs de votre régime.

 

3. Obtention de votre consentement

 

Dans le cas des régimes régis par un conseil d’administration, l’adhésion permettant de participer au régime d’assurance ou de retraite nécessite que les membres du régime consentent à la collecte et à l’utilisation de leurs renseignements personnels d’une manière précise. Nous obtenons votre consentement exprès pour utiliser vos renseignements lorsque vous remplissez la fiche d’information sur le membre. Dans le cas de tous les autres régimes, nous obtenons votre consentement lorsque vous remplissez une demande d’adhésion ou nous comptons sur votre employeur pour obtenir votre consentement pour communiquer les renseignements à Manion à des fins d’administration de vos garanties. Nous obtenons toujours votre consentement exprès lorsque vous remplissez un formulaire de demande de règlement. Votre consentement est implicite lorsque nous pouvons raisonnablement conclure que vous avez donné votre consentement par une action ou que vous donneriez votre consentement si nous vous le demandions. Par exemple, si votre régime offre une carte médicaments et que vous l’utilisez, nous pouvons en conclure que vous nous avez donné votre consentement à divulguer à notre gestionnaire des régimes d’assurance médicaments et à votre pharmacien des renseignements sur votre admissibilité aux prestations. Sauf indication contraire, votre consentement prend effet à la date à laquelle vous consentez, expressément ou implicitement.

Veuillez noter que dans certains cas, la loi autorise la collecte, l’utilisation ou la divulgation de vos renseignements personnels sans votre consentement, par exemple dans le cadre d’enquêtes sur des fraudes et lorsque cela est nécessaire pour protéger nos intérêts juridiques ou la sécurité d’autrui. Dans d’autres contextes, vous pouvez retirer votre consentement à tout moment, sous réserve de restrictions légales ou contractuelles, en nous faisant parvenir un avis écrit. Dès réception de l’avis nous informant du retrait de votre consentement, nous vous informerons, avant de traiter votre demande, des conséquences probables du retrait de votre consentement, qui peuvent inclure l’impossibilité pour Manion de vous fournir une garantie, un produit ou un service en particulier.

 

4. Utilisation de vos renseignements

 

Nous recueillons et utilisons les renseignements personnels aux fins suivantes :

• fournir de l’assurance, le cas échéant;
• administrer vos prestations de prévoyance et de retraite, le cas échéant;
• vérifier votre identité et votre admissibilité aux prestations;
• payer des demandes de règlements en votre nom et au nom des personnes à charge admissibles;
• effectuer le contrôle interne des paiements de prestations et le contrôle externe de notre gestion des sommes en fiducie;
• effectuer la déclaration de revenus ou pour nous conformer à d’autres exigences légales, le cas échéant;
• lorsque cela est nécessaire, préparer des rapports utilisés par le promoteur du régime pour la gestion financière et la surveillance du ou des régimes;
• comprendre vos besoins en matière d’assurance et répondre à vos questions ou préoccupations;
• vous proposer des produits ou des services d’assurance supplémentaires que, selon nous, vous auriez intérêt à connaître. Nous pouvons également personnaliser notre offre en fonction de vos données démographiques ou d’autres renseignements, dans le but de répondre à vos besoins particuliers;
• évaluer et gérer le risque, notamment détecter et prévenir la fraude ou les erreurs; et
• respecter les processus et les exigences réglementaires et prévues par la loi ainsi que les obligations contractuelles de Manion.

Il se peut que nous ayons à vérifier auprès de votre employeur ou de votre syndicat certains des renseignements que vous nous avez communiqués, afin d’administrer correctement vos prestations d’assurance collective et de retraite. Selon le régime, il se peut que des renseignements permettant de vous identifier soient communiqués dans le cadre de la gestion des paiements à l’égard des fonds du secteur et des cotisations syndicales ou aux associations pour le compte de votre employeur. Toutefois, les renseignements concernant votre santé ne sont jamais collectés, utilisés ou divulgués à de telles fins.

 

5. Site Web – nos pratiques

 

Lorsque vous utilisez le site Web ou l’application mobile de Manion, nous recevons et enregistrons automatiquement dans le registre de notre serveur des renseignements provenant de votre navigateur ou de votre plateforme mobile, notamment la date et l’heure de votre visite, votre adresse IP, l’identifiant unique de votre appareil, le type de navigateur et d’autres renseignements sur votre appareil (tels que la version de votre système d’exploitation et votre fournisseur de réseau mobile). En installant des témoins, Manion est en mesure d’améliorer l’expérience en ligne des utilisateurs (par exemple, nous pouvons vous déterminer si vous avez déjà visité notre site afin de vous offrir une meilleure expérience en ligne). Vous pouvez désactiver les témoins dans votre navigateur. Toutefois, certaines zones du site, telles que myManion, pourraient ne pas fonctionner correctement lorsque les témoins sont désactivés.

Les renseignements que nous recueillons lorsque vous visitez Manion en ligne nous aident à analyser et à améliorer les performances de nos services numériques. Manion utilise Google Analytics pour l’analyse statistique des données de notre site Web. Nous ne tentons pas de vous identifier personnellement lors de votre visite sur notre site si vous n’ouvrez pas de session pour accéder à votre compte. Si vous le souhaitez, vous pouvez choisir de ne pas être suivi par Google Analytics en désactivant ou en refusant les témoins, en désactivant JavaScript dans votre navigateur ou en utilisant le module complémentaire du navigateur permettant de désactiver Google Analytics.

 

6. Communication de vos renseignements

 

Vos renseignements personnels ne sont communiqués à des tiers que si cela est nécessaire à la gestion de vos prestations. Il peut s’agir du promoteur de votre régime, de votre syndicat (le cas échéant), du ou des fournisseurs d’assurance et de toute institution financière prenant part à la gestion du régime. Dans le cas d’une demande de règlement au titre de votre assurance collective, nous pouvons également communiquer des renseignements, mais uniquement si cela est nécessaire, à votre hôpital, votre médecin, votre dentiste ou tout autre professionnel de la santé, afin de nous protéger et de protéger les fournisseurs d’assurance contre la fraude et d’évaluer correctement votre demande de règlement. Nous obtenons votre autorisation à la communication de renseignements sur votre santé sur les formulaires de demande de règlement.

Manion communiquera vos renseignements lorsque nous estimons que cela est nécessaire pour se conformer à la loi, par exemple dans le cas où nous recevons une assignation à comparaître, une ordonnance d’un tribunal ou une demande émanant des autorités gouvernementales.

Seules les personnes autorisées ont accès à votre dossier tel que requis à des fins de couverture ou de réclamation. Les informations contenues dans votre fichier ne sont partagées avec personne d’autre que vous-même, sauf si vous nous autorisez à les leur communiquer. Notez cependant que les fournisseurs de services tiers de Manion peuvent obtenir vos informations personnelles afin de nous aider à vous fournir nos services. En travaillant avec nos fournisseurs de services, assureurs et réassureurs, vos informations personnelles peuvent être transférées vers une juridiction étrangère pour être traitées ou stockées. Vous pouvez contacter notre chef de la protection de la vie privée pour plus d’informations sur nos pratiques et politiques concernant le transfert de renseignements personnels à l’extérieur du Canada. Ces informations peuvent être fournies aux autorités chargées de l’application de la loi ou de la sécurité nationale de cette juridiction sur demande, afin de se conformer aux lois étrangères. Nous prenons des mesures raisonnables pour nous assurer que les tiers à qui nous confions vos informations personnelles sont dignes de confiance et disposent de mesures de protection pour protéger ces informations.

 

7. Protection de vos renseignements personnels

 

Manion a mis en place des mesures physiques, organisationnelles et techniques essentielles pour empêcher tout accès non autorisé ou illégal aux renseignements personnels que nous gérons et conservons. Nous avons également pris des mesures pour éviter la perte, la destruction ou l’endommagement accidentels de vos renseignements personnels. Bien qu’aucun système ne soit totalement sécurisé, les mesures mises en œuvre par Manion réduisent considérablement le risque de violation de la sécurité des données.

Voici quelques exemples des mesures de sécurité mises en place :

• locaux sécurisés avec accès par carte-clé;
• classeurs verrouillés et déchiquetage sécurisé des dossiers papier;
• utilisation du chiffrement, de pare-feu, de programmes antivirus et de processus d’authentification robustes, y compris des mots de passe complexes qui sont régulièrement mis à jour, pour les enregistrements électroniques;
• les dossiers papier sont traités avec des mesures de sécurité similaires;
• l’accès des employés aux renseignements personnels est limité à ce qu’ils ont besoin de savoir;
• utilisation de centres de données dotés de contrôles efficaces de sécurité physique et logique des données;
• personnel parfaitement conscient de ses responsabilités en matière de protection des données; et
• examens réguliers de la conformité en matière de protection des renseignements personnels et des pratiques exemplaires dans ce domaine.

En outre, nous vous recommandons de vous protéger contre l’accès non autorisé à vos renseignements personnels. Par exemple, choisissez un mot de passe difficile à deviner, ne le communiquez à personne et assurez-vous que personne d’autre n’utilise votre ordinateur ou votre appareil lorsque vous êtes connecté à myManion. Manion n’est pas responsable de tout accès non autorisé à vos renseignements personnels qui serait raisonnablement hors de notre contrôle.

 

8. Accès à vos renseignements

 

Nous mettons tout en œuvre pour nous assurer que les renseignements personnels que nous détenons sont exacts, complets et à jour afin d’être utilisés aux fins pour lesquelles nous les recueillons. Vous pouvez, par écrit et à tout moment, demander l’accès à vos renseignements personnels ou la correction des erreurs qui s’y trouvent, le cas échéant. Vous devrez fournir autant de renseignements que possible pour nous permettre de traiter votre demande et de trouver les renseignements dont vous avez besoin.

Si vous avez besoin d’aide pour préparer votre demande, communiquez avec nous et nous nous ferons un plaisir de vous aider. Dès réception de votre demande écrite, Manion vous informera également de la manière dont vos renseignements personnels ont été utilisés ou sont utilisés et des personnes à qui vos renseignements personnels ont été communiqués. Si nous avons obtenu des renseignements vous concernant auprès d’autres personnes, nous vous indiquerons, sur demande, qui nous les a fournis. Par exemple, nous pourrions obtenir votre date d’adhésion auprès de votre syndicat local. Nous obtenons également la confirmation que vous avez travaillé pour un employeur en particulier à l’aide des formulaires de versement de cotisations de l’employeur.

Manion répond aux demandes d’accès dans les 30 jours suivant leur réception, à moins qu’une prorogation de ce délai ne soit requise. Il se peut que nous vous facturions des frais pour couvrir les dépenses encourues pour répondre à votre demande d’accès. Il peut arriver que l’accès soit refusé ou que seule une partie des renseignements soit fournie, par exemple dans le contexte d’une enquête en cours ou lorsque les renseignements personnels ou l’identité d’une autre personne doivent être protégés.

 

9. Durée de conservation de vos renseignements

 

Manion conserve les renseignements personnels aussi longtemps que nécessaire à des fins légales ou commerciales, et conformément à nos calendriers de conservation. Les renseignements personnels qui ont été utilisés pour prendre une décision concernant un membre seront conservés suffisamment longtemps pour permettre à la personne d’avoir accès aux renseignements après que la décision a été prise. Manion doit également se conformer aux lois, telles que les lois en matière d’impôt sur le revenu et de retraite, pour ce qui est de la durée de conservation des renseignements.

Lorsque Manion n’a plus besoin de vos renseignements pour l’administration de ses produits ou services et pour satisfaire aux exigences légales ou réglementaires, ils sont détruits, effacés ou rendus anonymes de manière sécurisée. Toutefois, des renseignements résiduels peuvent rester dans les copies de sauvegarde pendant un certain temps après la date de destruction.

 

10. Notre processus de gestion des plaintes et des violations relatives à la protection des renseignements personnels

 

Manion prend très au sérieux les plaintes relatives à la protection des renseignements personnels et a mis en place une procédure permettant de les transmettre aux personnes responsables et de les gérer rapidement et efficacement. Toute violation présumée de la confidentialité des renseignements personnels doit être transmise au responsable de la protection des renseignements personnels de Manion, qui supervisera l’enquête ainsi que les mesures prises pour mettre fin à la situation et y remédier.

Si vous n’êtes pas satisfait de la résolution d’une plainte ou de la gestion d’une violation de la confidentialité des renseignements personnels, vous pouvez communiquer avec le Commissariat à la protection de la vie privée du Canada. Visitez le site www.priv.gc.ca.

 

11. Liens externes et médias sociaux

 

SSur notre site Web, nous proposons parfois des liens vers des sites externes susceptibles de vous intéresser, tels que les sites d’organisations affiliées. Manion n’offre aucune garantie quant aux pratiques en matière de protection des renseignements personnels de ces organisations affiliées et vous recommande de consulter leur politique à cet égard avant de leur fournir des renseignements.

Dans le cadre de sa présence sur Internet, Manion utilise les médias sociaux afin de bâtir une image de marque positive et d’offrir à ses clients un service personnalisé. Manion possède plusieurs comptes de médias sociaux qui ne sont pas hébergés sur ses serveurs. Les utilisateurs qui choisissent d’interagir avec Manion via des médias sociaux, tels que Facebook, doivent lire les conditions d’utilisation et la politique en matière de protection des renseignements personnels de ces services ou plateformes.

 

12. Modification de la présente politique

 

La présente politique peut être modifiée périodiquement afin de mieux refléter les pratiques en place à l’égard du traitement des renseignements personnels. En conséquence, nous vous encourageons à consulter ce document fréquemment. La date de la dernière mise à jour indiquée au début de la présente politique indique la date à laquelle les modifications ont été publiées et sont entrées en vigueur. L’utilisation des produits et services de Manion après la publication de toute modification de la présente politique signifie que vous acceptez ces modifications.

 

13. Coordonnées

 

Toute question, préoccupation ou plainte concernant la protection des renseignements personnels doit être adressée à la personne suivante :

Responsable de la protection des renseignements personnels
Manion, Wilkins and Associates Ltd.
21, place Four Seasons, bureau 500
Etobicoke (Ontario) M9B 0A5

• Téléphone : Centre d’appels : 416 234-3511  Heures d’ouverture : de 7 h 30 à 19 h 30 (17 h le vendredi)
• Téléphone (sans frais) : Standard : 1 866 532-8999
• Télécopieur : 416 234-2071
• Courriel : privacyofficer@manionwilkins.com

Vos préoccupations seront prises en compte dans les meilleurs délais. Notre bureau chargé de la protection des renseignements personnels peut également vous fournir des renseignements détaillés sur les politiques et les pratiques de Manion ou vous aider à effectuer une demande d’accès à vos renseignements. Les courriels et les messages texte ne sont pas des moyens de communication sécurisés. Par conséquent, ne nous envoyez jamais de renseignements personnels confidentiels de cette façon.

Nous vous remercions de votre confiance soutenue en Manion.